Enquanto órgão central do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP), compete ao Arquivo Geral (AG) orientar acerca de qualquer questão relacionada à gestão documental na Universidade. Reproduzimos aqui as recomendações do Arquivo Geral da USP sobre o manuseio de documentos durante a pandemia.

Diante da pandemia do novo coronavírus (causador da doença Sars-Cov-2, conhecida popularmente como Covid-19) e dos estudos que indicam sua sobrevivência por períodos prolongados em superfícies inanimadas, como metal, vidro, plástico e papel*, o AG alerta para os cuidados a serem adotados por aqueles servidores que, embora cumprindo a quarentena determinada pela Universidade desde final de março do corrente ano, venham a necessitar manusear alguns documentos avulsos, processos ou protocolados por força maior.

Partindo do princípio do uso obrigatório de máscara por toda e qualquer pessoa, a Unidade deverá dispor sempre de produtos de higiene das mãos: álcool gel a 70%, pia e sabão para lavagem das mãos, toalhas de papel etc.

O uso de luvas descartáveis para o manuseio do documento também é recomendado, ressaltando sempre a atitude de não levar as mãos aos olhos, boca e nariz.

Atentar para o manuseio de malotes que utilizam sacolas de tecido para transporte de processos, protocolados e documentos avulsos. Após o contato, higienizar bem as mãos, lavando-as com água e sabão, preferencialmente, ou usar álcool gel a 70%.

Para o manuseio dos documentos, o AG recomenda o cumprimento de quarentena mínima de dez dias, ou seja, antes da consulta e após sua consulta, pois não há outra forma de evitar o contágio, exceto o tempo. E, de modo nenhum os desinfetantes utilizados pelo ser humano e nos ambientes deverão ser utilizados nos documentos em papel.

Caso haja a necessidade de ainda outras pessoas consultarem aquele(s) mesmo(s) documento(s), se possível, realizar cópia digital e enviá-la eletronicamente – atentando às condições de conservação do documento físico e ao que preceitua a Lei Federal nº. 12.527, de 18 de novembro de 2011 (conhecida como Lei de Acesso à Informação – LAI), bem como ao Decreto que a regulamenta em âmbito estadual: Decreto Estadual nº. 58.052, de 16 de maio de 2012 -, com o fim de evitar consultas físicas em meio à pandemia.

Assim que as atividades presenciais forem amplamente retomadas na Universidade de São Paulo, divulgaremos recomendações mais detalhadas no tocante ao manuseio de documentos físicos, e às adequações pertinentes aos ambientes de trabalho e de atendimento. 

REFERÊNCIAS

COVID verificado. São Paulo: Programa de Pós-Graduação em Imunologia, Instituto de Ciências Biomédicas, Universidade de São Paulo, 2020. Disponível em: https://www.covidverificado.com.br/. Acesso em: 26 jun. 2020.

KAMPF, G.; TODT, D.; PFAENDER, S.; STEINMANN, E. Persistance of coronaviruses on inanimate surfaces and their inactivation with biological agents. The Journal of Hospital Infection, London, v. 104, n. 3, p. 246-251, March 01, 2020. DOI https://doi.org/10.1016/j.jhin.2020.01.022 .

RECOMENDACIONES generales para una reapertura segura de la actividad presencial em los archivos. Madrid: Grupo de Responsables de Archivos de las Comunidades y Ciudades Autónomas, 2020. Disponível em: http://www.madrid.org/archivos/images/DESTACAMOS/RECOMENDACIONES_PARA_UNA_REAPERTURA_S
EGURA_DE_LOS_ARCHIVOS_GRACCAA20200512.pdf. Acesso em: 26 jun. 2020.

REOPENING Archives, Libraries and Museums (REALM Project) information hub: a COVID-19 Research Project. [S.l.]: OCLC: Institute of Museum and Library Sciences: Battelle, 2020. Disponível em: https://www.webjunction.org/explore-topics/COVID-19-research-project.html. Acesso em: 26 jun, 2020.

* Segundo estudos publicados no Journal of Hospital Infection em fevereiro deste ano, o vírus pode permanecer no papel (em temperatura ambiente), por período de quatro a cinco dias após sua contaminação